Осознанность
Как правильно составлять списки дел, чтобы все успевать
Как планировать день, чтобы он не казался прожитым зря, рассказывает психолог Карина Куранова.
todolist

Зачем мы составляем списки дел

Вроде бы все очевидно: списки нужны, чтобы ничего не забыть и расставить приоритеты. Но зачастую эта простая задача подменяется  другой – сделать как можно больше в минимальные сроки. Поэтому пункты начинают множиться, а мы ничего не успеваем. И здесь возникает интересный момент. Оказывается, многие женщины связывают ощущение собственной эффективности не с качеством проделанной работы и удовольствием от процесса, а именно с количеством дел. «Если я делаю много, значит, я активная, энергичная и трудолюбивая!» И наоборот: «Не успеваю сделать все задуманное – значит, я недостаточно эффективна, трудолюбива или умна». Другими словами, простой список дел превращается в показатель, который влияет на самооценку.  

Нас воспитывали в убеждении «сделал дело – гуляй смело», не оговорив при этом, что все дела разом не переделаешь и одна задача порой требует не часов, а дней и даже недель работы. Ну а чтобы стать эффективным исполнителем, достаточно следовать простым правилам.

Правило #1

Не пытайтесь впихнуть в список нереальное количество задач. Помните, в сутках всего 24 часа, 8 из которых неплохо бы потратить на сон. Но и в оставшиеся 16 часов мы не в состоянии работать без передышки. В течение дня наша активность непостоянна, и планировать день лучше с учетом этого обстоятельства. Пусть в вашем to-do-листе будет не больше трех дел – зато вы существенно увеличите шансы на их выполнение. И если вы думаете, что три в списке – это слишком мало, правила 2 и 4 убедят вас в обратном.

Правило #2

Определите, какие задачи вы хотите включить в список. Можно использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы распределить дела по важности и срочности.

Важные срочные

Важные несрочные

Неважные срочные

Неважные несрочные

Задачи, которые окажутся в верхней части таблицы, и будут приоритетными. Как не утонуть в важных и срочных делах, если вдруг их оказалось слишком много? Во-первых, проверьте, действительно ли они таковыми являются. Спросите себя: что произойдет, если я не сделаю это сегодня? Если последствия серьезные и даже необратимые, смело заносите задачу в соответствующую ячейку. 

Во-вторых, важные задачи, как правило, становятся срочными, если мы не решаем их своевременно, пока они еще не горят. Поэтому в идеале количество дел в левой верхней ячейке должно стремиться к нулю. Чем своевременнее вы будете выполнять важные, но несрочные дела, тем короче будет ваш дневной список и тем спокойнее вы будете себя чувствовать.

Правило #3

Отведите на выполнение каждой задачи определенное количество времени. Определить его желательно экспериментальным путем. Например, вам нужно сварить суп. Засеките время и посмотрите, сколько уйдет на готовку в обычном темпе. Дальше, занося это дело в список, указывайте получившееся время плюс 10 минут. 

Планируя день, не забывайте про отдых (маленькие радости вроде соцсетей и сериалов необходимы для перезагрузки) и время на дорогу. 

Например, если вы проводите в офисе 8 часов, тратите два часа на дорогу туда-обратно, час на все приемы пищи и при этом заносите в список: визит к врачу (1 час), приготовление еды на день (1,5 часа), поход за продуктами (40 минут), поход в МФЦ за какой-нибудь бумажкой (1 час), уборку (1 час), маникюр (1,5 часа), домашнее задание по английскому (1 час) и помощь ребенку с уроками (2 часа) – в совокупности получается 19 часов. Без отдыха. Значит, в течение дня у вас нет времени на то, чтобы отвлечься от дел, плюс вы воруете три часа у полноценного сна. Дела из такого списка либо не будут завершены, либо вы сделаете их, но за счет колоссальных ресурсов. Тайминг позволяет составить более выполнимый список и оптимально скомпоновать задачи.

kaboompics_A woman in a yellow sweater with a sweet dog uses a laptop.jpg
Читайте такжеКак стать продуктивнее: 4 крутых онлайн-курса

Правило #4

Составляйте разные списки дел для дома, работы и личной жизни. Наш мозг легче понимает задачи, когда они разбиты по роду деятельности. Давайте проверим. Что вы чувствуете, читая следующий список: «Написать комментарии к проекту, отвести ребенка в сад, разморозить курицу, предупредить босса об отмене встречи, забежать на маникюр, перевести статью, записаться на эпиляцию, забрать ребенка»? А как вам такие списки: «Разморозить курицу, отвести ребенка в сад, забрать ребенка из сада», «Написать комментарии к проекту, предупредить босса об отмене встречи, перевести статью», «Записаться на эпиляцию, забежать на маникюр»? Согласитесь, во втором случае задачи становятся более понятными, и, поскольку в каждом списке не больше трех дел, вы чувствуете, что вполне можете справиться.

Для большей наглядности каждую группу дел лучше записывать ручками разного цвета или на разноцветных стикерах – по одному пункту на бумажку. Например, домашние дела – на зеленых, рабочие – на оранжевых, а личные – на желтых. Стикеры можно вклеивать бахромой прямо в ежедневник и выкидывать, когда дело сделано.

Правило #5

Если ощущение, что вы справляетесь, не приходит, значит, какой-то пункт из списка нужно разгрузить. Например, задача «перевести статью» может быть источником сильного стресса, если речь о десяти листах мелким шрифтом. В этом случае смело разбивайте одно большое дело на несколько мелких. Статью можно разделить на несколько отрывков и формулировать ежедневную задачу как, например, «перевести два параграфа».

Правило #6

И последнее: помните, наши ресурсы ограниченны, поэтому, если перед вами стоит задача, которую вы никак не успеваете решить в срок, не бойтесь ее делегировать. Многие тратят рабочее время на задания, с которыми легко справится подчиненный. Делегирование помогает вычеркнуть из списка дела, которые не требуют вашего непосредственного участия, и таким образом избавляет от ненужного стресса и самобичевания.

shutterstock_1167501007.jpg
Читайте такжеКак готовить один раз в неделю и питаться правильно
Фото: Unsplash
Ещё по теме
дефицит внимания
Осознанность
Не могу сосредоточиться. Мне надо к врачу?
shutterstock_1360233815.jpg
Осознанность
Куда поехать летом: лучшие волонтерские программы мира
sleep
Осознанность
Как высыпаться и чувствовать бодрость по утрам
shutterstock_1129579031.jpg
Осознанность
5 бесплатных онлайн-курсов, которые нужны вам прямо сейчас